In 1904 vertrok Gisbert Brom, priester, bestuurslid van het Historisch Genootschap en lid van de Commissie van Advies voor de Rijks Geschiedkundige Publicatiën, naar Rome om "een centraal lichaam voor historische studies van Nederlanders in Italië" ( p.20) te stichten. De hoogleraar P.J. Blok (1855-1929) wordt als de vader van het Instituut beschouwd. Hij meende dat de geschiedenis van een volk in al zijn geledingen en facties gekend moest worden. In de Vaticaanse archieven berustte een deel van het materiaal van een minderheid die 40 % van de bevolking omvatte. De ontsluiting van dit archiefmateriaal van de "internationale macht die nog altijd in de wereldgeschiedenis zulk een belangrijke plaats inneemt" (p.18) zoals Blok het formuleerde, was het hoofddoel. Landen als België, Oostenrijk en Pruisen, bij wie Nederland in de beginfase enige tijd 'inwoonde', hadden al soortgelijke instituten opgericht om in de kerkelijke archieven een deel van hun vaderlandse geschiedenis terug te vinden.
De geschiedenis van het Instituut wordt beschreven in vier perioden. De periode van opbouw en consolidatie (1904-1933), een periode van storm en vruchten (1933-1965), vervolgens onzekere toekomst (1965-1999) en als laatste de periode in veilige haven (1987-2004). Al in de eerste periode werd het werkterrein vergroot: naast het bronnenonderzoek kwamen de (kunst)geschiedenis en de archeologie meer centraal te staan. De derde directeur dr. G.J. Hoogewerff speelde hierin een rol van betekenis en onder zijn leiding werd het Instituut een rijksinstelling in 1918. De penningen kwamen van het nieuwe ministerie van Onderwijs, Kunsten & Wetenschappen. Er kwamen drie afdelingen: de historische, de kunsthistorische en de archeologische, die er eigenlijk nu nog zijn. Hoogewerff was 41 jaar directeur van het Instituut.
In 1933 werd nieuwbouw gerealiseerd met behulp van private financiering. De opening was in aanwezigheid van Mussolini. Op de dag van de opening werd het 'Huis voor de Kunsten en Wetenschappen' overgedragen aan de Nederlandse staat. De nieuwe start viel niet onder een goed gesternte, het werden magere jaren. Het Instituut werd meer en meer een 'culturele ambassade', onderzoek kwam op de tweede plaats. Wetenschappers en kunstenaars verbleven een beperkte tijd op het Instituut om de grandeur van Rome te kunnen proeven en inspiratie op te doen. De financiering kwam nu voor een deel van het ministerie van Buitenlandse Zaken, waarmee taken als representatie belangrijker werden. Dat betekende niet dat er geen boeiende zaken plaatsvonden of zich ontwikkelden. Voorbeeld hiervan zijn de Escher-tentoonstelling in 1933 en de werkzaamheden van dr. R.R. Post en dr.P. [A.J.M] Polman, meer bekend onder zijn kloosternaam Pontianus. Post werd hoogleraar in Nijmegen en verwees met zijn rede De betekenis van de Romeinse archivalia voor de Nederlandse kerkgeschiedenis naar zijn eerdere werkzaamheden. Polman was kerkhistoricus en maakte de opdracht tot uitgave van de Romeinsche bronnen af en initieerde de uitgave van de reeks Romeinse bescheiden voor de Rijks Geschiedkundige Publicatiën serie.
Onder dr. H. Schulte Nordholt werd de democratisering ingezet en kwam het onderwijs meer naar voren en werden de contacten met universiteiten intensiever. Door ontwikkelingen binnen de geschiedwetenschap werden andere vragen gesteld; het werd deels 'structureler' onder invloed van de Annales. Op het terrein van de archeologie was al veel werk verzet, maar de vondsten bij Satricum, de heiligdommen uit de achtste tot zesde eeuw voor Christus, waren een goudmijn. Coen Stibbe had hiervan de leiding en zijn activiteiten zijn wezenlijk van belang geweest voor het behoud van een wetenschappelijke functie van de instelling.
Het zicht op de haven werd helderder vanaf 1987 met de komst van dr.T.J.Meijer. De instelling werd een satelliet van de Nederlandse universiteiten en stond voortaan op de begroting van Onderwijs en Wetenschappen. Alle stafleden zijn tegenwoordig in dienst van een van de universiteiten en worden voor een beperkte periode uitgeleend.
De publicatie is een institutionele geschiedenis die geschreven moest worden, daar ontkomt een honderdjarige instelling niet aan. Hiermee wil ik zeggen dat het geheel af en toe een zekere saaiheid heeft. De geleerdenportretten zijn echter uitermate boeiend. Het Instituut is geleid en op de kaart gezet door persoonlijkheden. Personen met een groot ego, die concurrentie moeilijk verdroegen, een zeer geleerde en beminnelijke franciscaan, de verzetshelden, de zakenman in ruste die zijn eigen onderzoek financierde. De ontwikkeling van het Instituut laat zich ook vertellen aan de hand van de geschiedenissen van de betrokkenen.
Het boek is gebonden en goed geïllustreerd, de bijgeleverde dvd vertelt hetzelfde verhaal aan de hand van foto's en oud filmmateriaal en recente interviews. Enkele huidige medewerkers vertellen over hun werkzaamheden en onderzoek. Informatief is de dvd zeker, maar de manier waarop een en ander is vormgegeven, oogt amateuristisch. De weergave van een situatie en de wisseling ervan is in een aantal gevallen duidelijk te snel en het in beeld brengen van de onderzoekers kan beter, om enkele punten te noemen.